譚軍

    中民燃氣信息管理系統(tǒng)CVG3.0（以下簡稱信息系統(tǒng)）自2016年8月正式在云南中民燃氣有限公司實施上線運行。在總部信息部與云南中民的共同努力下，信息系統(tǒng)通過功能的不斷完善與優(yōu)化，實現(xiàn)了與云南中民零售業(yè)務(wù)、財務(wù)管理的高度契合。CVG3.0燃氣系統(tǒng)簡化了業(yè)務(wù)操作流程，堵塞業(yè)務(wù)漏洞，提高了銷售、財務(wù)管理效率，高效靈活地支持了LPG零售各項業(yè)務(wù)的開展，為云南中民在不斷變化的市場環(huán)境中，保持競爭優(yōu)勢發(fā)揮了積極作用。
    一、信息系統(tǒng)在呼叫中心的運用
    1、減少話務(wù)員工作量
    信息系統(tǒng)呼叫中心模塊是云南中民LPG零售業(yè)務(wù)體系中不可或缺的一部分。通過與奧迪堅語音通訊平臺的深度融合，實現(xiàn)了通過號碼歸屬地指定接聽坐席、客戶滿意度調(diào)查、內(nèi)線外線自由轉(zhuǎn)接等智能化、人性化的話務(wù)功能，減少了話務(wù)員日常工作量。
    2、客戶信息有效管控
    信息系統(tǒng)提供的話務(wù)數(shù)據(jù)查詢功能能簡單高效的查詢客戶訂氣周期、下單記錄、報修記錄、催氣記錄信息，便于客服進行流失客戶回訪、價格回訪，為零售業(yè)務(wù)市場分析及客戶關(guān)系維護、為財務(wù)部價格監(jiān)管提供有力的數(shù)據(jù)支撐。近年來，云南中民零售部通過燃氣系統(tǒng)提供的話務(wù)數(shù)據(jù)分析，加強直營門店96517熱線訂氣電話推廣力度，截止2018年1月云南中民零售直營門店客戶96517熱線電話撥打率已達到 95%，昆明4個片區(qū)直營店客戶訂氣撥打率達100%，客戶信息直接掌控在公司手中，得到有效管理。
    二、CVG3.0燃氣系統(tǒng)在零售管理的運用
    1、提高工作效率、規(guī)范門店管理
    云南中民零售銷售網(wǎng)絡(luò)設(shè)置5個銷售片區(qū)，包括33個直營門店和1個大客戶配送中心。目前所有門店的業(yè)務(wù)都通過信息系統(tǒng)操作，包括商品的調(diào)撥、銷售、價格申請等業(yè)務(wù)，其中7個直營門店已率先實現(xiàn)了信息系統(tǒng)與財務(wù)金蝶K3系統(tǒng)的全面對接。
    2017年9月，信息系統(tǒng)與財務(wù)金蝶K3系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步方案測試完成并上線運行，該方案使得兩套系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實現(xiàn)了實時同步。操作人員只需在信息系統(tǒng)中完成相關(guān)調(diào)撥、銷售單據(jù)等業(yè)務(wù)操作，即可將相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導入至金蝶K3系統(tǒng)中，實現(xiàn)自動生成銷售憑證，操作人員不再手工錄入憑證，特別是氣票提氣多的門店，簡化了門店的操作。通過兩套系統(tǒng)的對接，門店日報表由原來的手工賬、信息系統(tǒng)操作、金碟系統(tǒng)操作三套賬簡化為手工賬和燃氣系統(tǒng)操作，提高了門店的工作效率。信息系統(tǒng)與財務(wù)金蝶K3系統(tǒng)的對接將逐步實施推廣到所有門店，最終實現(xiàn)零售門店脫離手工賬、各項業(yè)務(wù)單據(jù)實現(xiàn)燃氣系統(tǒng)打印，規(guī)范門店管理。
    2、報表數(shù)據(jù)分析、提升門店管理
    信息系統(tǒng)報表中心的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，為加強提升門店管理提供了有利的數(shù)據(jù)支持：商品當前價格表反映門店目前各商品價格執(zhí)行情況；門店銷售日報表反映門店當天進銷存數(shù)據(jù)、營業(yè)款結(jié)算情況；庫存量報表反映門店商品實時庫存情況，為門店盤點、交接班提供了準確數(shù)據(jù)；欠費列表反映門店欠瓶欠款情況；氣票列表反映客戶氣票進銷存情況。
    三、信息系統(tǒng)在財務(wù)管理的運用
    1、價格管控監(jiān)督
    門店及氣站操作人員沒有修改價格的權(quán)限，所有的價格必須通過信息系統(tǒng)審批通過方能執(zhí)行，有效杜絕了人為因素造成的價格漏洞。
    通過信息系統(tǒng)價格審批流程，加強了財務(wù)部對客戶價格執(zhí)行情況的監(jiān)督和管控。對提交價格低于上次價格的需求，零售部需了解市場情況，經(jīng)呼叫中心回訪屬實后方能審核通過；對市場競爭打價格戰(zhàn)的門店可進行最低價格設(shè)置，低于設(shè)置的價格需經(jīng)公司領(lǐng)導批準后執(zhí)行；對價格變動低于執(zhí)行價格的重新梳理，并作廢處理，要求重新申請后執(zhí)行。
    2、加強門店管理
    以往財務(wù)部主管會計只有到門店實地盤點才能了解門店實際的欠瓶欠款情況，現(xiàn)在通過信息系統(tǒng)欠費列表，就可實時掌握門店的欠瓶欠款數(shù)據(jù)，提高和加強了對零售門店的管理力度。
    3、簡化審核流程
    對于信息系統(tǒng)與財務(wù)金蝶K3系統(tǒng)未對接的大多數(shù)門店，信息系統(tǒng)操作、財務(wù)金蝶K3操作、手工賬是三項相對獨立的工作，造成門店操作和財務(wù)核算審核工作量大。2017年9月，信息系統(tǒng)與財務(wù)金蝶K3系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步方案測試完成并上線運行后7個門店實現(xiàn)了兩套系統(tǒng)的全面對接，對于這7個門店，財務(wù)部簡化了審核流程，不再登記手工電子進銷存臺賬，通過打印信息系統(tǒng)門店日報表進行數(shù)據(jù)的核對，提高了工作效率。通過信息系統(tǒng)自動生成的銷售憑證摘要、格式統(tǒng)一規(guī)范，數(shù)據(jù)準確。
    四、結(jié)語
    云南中民將一如既往地支持配合中民燃氣信息化建設(shè)工作，利用先進的管理手段，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提升公司管理水平。

（作者系云南中民燃氣有限公司財務(wù)總監(jiān)）