一、會(huì)議的目的和意義

    會(huì)議是公司內(nèi)部溝通的最有效方式之一，也是工作計(jì)劃的布置、落實(shí)、檢查的重要途徑。建立會(huì)議制度目的在于規(guī)范各種會(huì)議的組織籌備、信息收集、信息溝通、會(huì)議記錄、會(huì)議精神傳達(dá)等工作，以提高會(huì)議效率、形成順暢的溝通渠道，推進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利有序開展。

 

    二、會(huì)議種類

    1．總經(jīng)理辦公會(huì)

 

    1）總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理或委托人主持召開，是總經(jīng)理實(shí)施行政管理的高級(jí)會(huì)議。

    2）每月一次，在月份中（6日前）召開，具體會(huì)期由總經(jīng)理依照情況臨時(shí)決定，并由綜合部負(fù)責(zé)提前通知。

    3）參加會(huì)議的成員為中層以上干部及總經(jīng)理特別指定的列席人員。

    4）內(nèi)容：一是由各部門總結(jié)匯報(bào)上月工作任務(wù)完成情況，分析存在的問題，并提出當(dāng)月工作要點(diǎn)；二是各部門的高管提出工作要求，目標(biāo)任務(wù)；三是總經(jīng)理進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，并重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)。

    5）會(huì)務(wù)：會(huì)前綜合部落實(shí)上次會(huì)議決定事項(xiàng)的執(zhí)行情況，并負(fù)責(zé)整理或收集主要議題；根據(jù)總經(jīng)理指令，由綜合部向全體與會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知并落實(shí)會(huì)議場(chǎng)所；由綜合部指派專人負(fù)責(zé)記錄并在整理會(huì)議紀(jì)要后，擬草月度工作要點(diǎn)，報(bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后下發(fā)，根據(jù)總經(jīng)理指令，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送有關(guān)人員。

 

    2．總經(jīng)理碰頭會(huì)?？偨?jīng)理碰頭會(huì)屬臨時(shí)性會(huì)議，不定時(shí)間，遇重大事宜時(shí)，總經(jīng)理安排綜合部通知高管參加，并根據(jù)需要通知相關(guān)人員列席。

 

    3．員工大會(huì)

    1）員工大會(huì)是公司全體職員參加的年度會(huì)議，由綜合部組織協(xié)調(diào)，一年一次，在年初進(jìn)行。由總經(jīng)理或委托人主持召開。

    2）會(huì)議主要內(nèi)容：年度工作總結(jié)；提出年度計(jì)劃與工作安排；表彰先進(jìn)。

 

    4．半月及半年工作會(huì)議

    屬工作檢查會(huì)范疇，主要是對(duì)當(dāng)年或本月公司出臺(tái)的工作計(jì)劃或工作要點(diǎn)的進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤檢查。重點(diǎn)提示：

 

    1）在每年的七月或每月的20日召開，由綜合部組織協(xié)調(diào)，總經(jīng)理主持召開。

    2）參加會(huì)議的成員為部門中層領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理特別指定的列席人員。

    3）綜合部按照總經(jīng)理指示收集整理議題。主要議題有：公司上半年或上半月工作通報(bào)；公司業(yè)務(wù)工作總結(jié)及下半年（月）工作計(jì)劃（追趕目標(biāo)）；公司財(cái)務(wù)、合同、應(yīng)收賬款等具體業(yè)務(wù)討論；各職能部門上半年（月）工作總結(jié)。

    4）由綜合部指派專人做會(huì)議記錄，報(bào)總經(jīng)理審核下發(fā)，原件交綜合部存檔。

 

    5．專題專門會(huì)議。針對(duì)公司當(dāng)前的工作重點(diǎn)，由分管領(lǐng)導(dǎo)組織召開專題會(huì)議，所涉及到的部門和相關(guān)工作人員參加。對(duì)于不同的專題會(huì)議，要求制定詳細(xì)的工作方案進(jìn)行研究。

 

    6．部門周例會(huì)。每周一召開。由各崗位主管匯報(bào)上周工作，找出不足；部門負(fù)責(zé)人總結(jié)并提出當(dāng)周工作安排。同時(shí)要求分管領(lǐng)導(dǎo)必須參加所分管部門三分之二的周例會(huì)。

 

    7．其他專業(yè)外部會(huì)議。公司員工外出參加由政府、行業(yè)協(xié)會(huì)和其他組織機(jī)構(gòu)主辦的會(huì)議，要征得部門領(lǐng)導(dǎo)同意，如需出差，要按規(guī)定辦理出差申請(qǐng)手續(xù)。員工外出開會(huì)要做好會(huì)議記錄，返回公司后，在一周內(nèi)整理有關(guān)資料，向部門負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理室提交報(bào)告，必要時(shí)召開會(huì)議進(jìn)行傳達(dá)。

 

    三、會(huì)務(wù)安排及注意事項(xiàng)

 

    1．相關(guān)部門和人員應(yīng)通知參會(huì)人員會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、組織形式、參會(huì)要求、資料準(zhǔn)備等，還應(yīng)做好會(huì)前準(zhǔn)備，包括會(huì)議資料的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)的布置、清潔衛(wèi)生。

    2．各類會(huì)議都要作好會(huì)議記錄。    

    3．總經(jīng)理辦公會(huì)及職員大會(huì)，參加人員必須按時(shí)到會(huì)，原則上不準(zhǔn)請(qǐng)假。

 

    四、會(huì)議制度的幾點(diǎn)體會(huì)

 

    1．會(huì)前充分準(zhǔn)備、會(huì)上擊中要害、會(huì)后督促落實(shí)。

    2．會(huì)議布置要細(xì)致、具體，所需的資料盡量完整。

    3．吃透會(huì)議精神實(shí)質(zhì)，整理會(huì)議資料以便對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。

    4．處理好“大”會(huì)與“小”會(huì)的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)除了開大會(huì)之外，還要不失時(shí)機(jī)地召開“小”會(huì)，以便更深刻、更周密、更徹底地解決各類問題。

 

    概括起來(lái)，會(huì)議必須是有準(zhǔn)備的、有針對(duì)性的、及時(shí)的；會(huì)議過程應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，直奔主題；開一次會(huì)，就要解決問題，堅(jiān)決杜絕走過場(chǎng)、講排場(chǎng)、夸夸其談，說(shuō)大話、說(shuō)空話、說(shuō)假話的會(huì)議；組織會(huì)議是形式，貫徹落實(shí)才是根本；會(huì)議制度尚需進(jìn)一步完善，工作還要做得更細(xì)，才能更好地達(dá)到召開會(huì)議的真正目的。